エクセル予約管理の限界はどこか——29年使った現場の結論

先に結論

エクセル予約管理の限界はどこか——29年使った現場の結論。結論は、道具の名前ではなく、同じ情報を何回書き直し、誰が確認し、どこで次の作業へ渡しているかを見ることです。

Oceanは1997年から約29年、現場の顧客・予約管理を改善してきました。1件の予約が7回転記される状態を自社で確認しています。

限界は「件数」より「受け渡し」に表れる

予約や名刺が少ない間は、表計算や紙でも仕事は回ります。問題は、受付、確認、準備、連絡、日報、会計の間で同じ情報を何度も写すようになった時です。

転記が増えるほど、入力ミスだけでなく「どれが最新かを確認する時間」が増えます。人を増やしても確認相手が増えるため、仕組みを変えない限り負担は残ります。

見直しを考える3つのサイン

一つ目は、同じ名前・日時・金額を二つ以上の場所へ入力していること。二つ目は、担当者が休むと最新情報の場所が分からなくなること。三つ目は、閉店後や月末にまとめ直す作業が残っていることです。

三つのうち二つ以上が当てはまるなら、いきなり全部を入れ替えるのではなく、最も転記回数が多い一工程から見直す時期です。

移行は、小さく始める

最初に、受付から精算まで情報が移る場所を書き出します。次に、正本を一つ決めます。最後に、その正本から段取りや連絡へ自動で渡せる範囲を一つ選びます。

現場のやり方を否定せず、今うまくいっている手順を残すことが大切です。仕組みは人を管理するためではなく、人が本来の仕事へ戻るために使います。

自店の状態を数字にする

Niraiシリーズの「名もなき作業診断」では、現在の転記や確認に使っている時間を3分で整理できます。診断はブラウザ内で計算し、入力内容を送信しません。

まず数字を見てから、Excelを続けるか、一部だけ自動化するか、業務全体を見直すかを決めてください。

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